Leistungen

Alle zentralen Services für WEG-Verwalter vom Knowhow-Transfer bis hin zur Buchhaltung sind im HAVEKON Franchise-System automatisch enthalten. Unsere Leistungen im Überblick:

Digitalisierung aller Unterlagen

Digitalisierung aller Unterlagen bedeutet: Alle Dokumente werden DSGVO-konform gescannt und inhaltlich so erfasst, dass sie jederzeit und überall für alle Berechtigten online verfügbar sind. Die Digitalisierung aller bisherigen Unterlagen (falls diese noch in Papierform vorliegen) ist somit eine Grundvoraussetzung für die Zusammenarbeit mit dem HAVEKON Büro. Gleichzeitig ist die Digitalisierung aber auch eine der zentralen Leistungen des HAVEKON Franchise-Systems.

Die Daten bleiben im Eigentum Ihrer WEG-Verwaltung.

Telefon, Post, E-Mail, Fax

Im Alltag erfüllt das HAVEKON Franchise-System die Funktion eines guten Sekretariats: Alle Telefonate, E-Mails, Faxe und Post werden direkt durch das HAVEKON Büro entgegengenommen. Die daraus entstehenden Vorgänge werden nach Priorität sortiert (siehe Software). Anschließend werden Standardprozesse wie z.B. die Einholung von Angeboten, Versand von Unterlagen etc. durch unsere qualifizierten Mitarbeiter direkt weiter bearbeitet, nachverfolgt und zum Erfolg geführt.

Kundenservice durch das HAVEKON Büro

Wenn sich ein Eigentümer oder WEG-Beirat per Telefon oder schriftlich an die Verwaltung wendet, landet sein Anliegen zunächst im HAVEKON Büro und wird auch sofort dort bearbeitet. Über das HAVEKON Online-Portal haben Sie alle Vorgänge, die Ihre Kunden betreffen, jederzeit im Blick und können die Details nachverfolgen. Das ist z.B. sinnvoll, wenn Sie sich auf eine Eigentümerversammlung vorbereiten wollen. Für die Bearbeitung vieler Vorgänge ist aber gar keine Mitwirkung von Ihrer Seite nötig.

Software

Die HAVEKON Erfassungs- und Abrechnungssoftware ist aus technischer Sicht das Rückgrat des HAVEKON Franchise-Systems. Hier werden alle Vorgänge erfasst und von der ersten Meldung bis zur Erledigung nachverfolgt. Unsere Mitarbeiter arbeiten mit Wiedervorlagen, so dass Sie als WEG-Verwalter automatisch benachrichtigt werden, wenn Ihre Mitwirkung benötigt wird – beispielsweise bei der Einladung zur nächsten Eigentümerversammlung oder Belegprüfung. Über das HAVEKON Portal haben Sie alle Vorgänge, die Ihre Kunden betreffen, jederzeit im Blick und können die Details nachverfolgen.

Knowhow-Transfer

Wie in jedem Franchise-System besteht ein Kernbaustein unserer Partnerschaft darin, dass die Systempartner das gesamte Knowhow der Franchise-Geberin zur Verfügung gestellt gekommen. Der Knowhow-Transfer geschieht einerseits durch die Überreichung des Franchise-Handbuchs, das ein wichtiger Vertragsbestandteil ist und kontinuierlich weiterentwickelt wird. Im Franchist-Handbuch sind alle Standards und Prozesse verbindlich festgehalten. Hinzu kommen Schulungsangebote, Betriebsvergleiche und Möglichkeiten zum Erfahrungsaustausch mit anderen Systempartnern.

Verwalter-Homepage mit Kundenportal

Für die Teilnahme am HAVEKON Franchise-System ist das Vorhandensein einer eigenen Internetpräsenz (Website) eine zentrale Voraussetzung. Der Grund ist ganz einfach: Über die Homepage finden Ihre WEG-Kunden, Eigentümer und Beiräte den Weg ins Kundenportal, wo alle Dokumente, z.B. Protokolle und Belege, in digitaler Form für die Berechtigten verfügbar sind. Als Kernbaustein des HAVEKON Franchise-Systems ist das Kundenportal im Franchise-Vertrag automatisch enthalten. Wenn Sie bereits eine eigene Website haben, bekommen Sie von uns einen Link, der im Menü Ihrer Homepage unter dem Stichwort „Login“ eingefügt werden muss.

Wenn Sie noch keine Internetpräsenz haben, wird eine neue Homepage nach Ihren Wünschen für Sie erstellt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Ihre Hausverwaltung bekommt einen zeitgemäßen Auftritt, der allen Sicherheitsanforderungen genügt und automatisch ohne Ihr Zutun auf dem Stand der Technik gehalten wird.

Buchhaltung

Alle Zahlungen, Forderungen, Verbindlichkeiten und sonstige relevante Vorgänge werden im HAVEKON Büro sofort verbucht. So sind Abschlüsse und Abrechnungen am Ende des Jahres zügig erstellt und die Belege bei Bedarf jederzeit digital verfügbar. Der Service geht aber noch weiter: So werden alle Leistungen, die Sie laut Gesetz bzw. Verwaltervertrag zusätzlich in Rechnung stellen können, aufgrund der entsprechenden Vorgänge automatisch erfasst.

Auf diese Weise können Sie sich als Verwalter für alle Kundenwünsche Zeit nehmen.

Gesicherte Nachfolge

Haben Sie bereits darüber nachgedacht, Ihr Geschäft in näherer Zukunft auf- oder abzugeben? Als HAVEKON Systempartner finden Sie garantiert einen Nachfolger. Dafür steht das HAVEKON Kaufversprechen. Für Ihre Kunden wird sich dadurch nichts ändern: Name und Homepage Ihrer Hausverwaltung bleiben erhalten, ebenso wie die gewohnte Servicequalität des HAVEKON Franchise-Systems. Sprechen Sie uns dazu bei Interesse gezielt an.