Wie werde ich WEG-Verwalter?

Die Tätigkeit als WEG-Verwalter erfordert Fachwissen, Zuverlässigkeit, Organisationstalent und soziale Kompetenz. Die gesetzlichen Rechte und Pflichten sind im Wohnungseigentumsgesetz festgelegt.

Als WEG-Verwalter werden Sie von den Wohnungseigentümern gewählt, um die Verantwortung für die Verwaltung und den Erhalt des gemeinschaftlichen Eigentums zu übernehmen. Der klassische Karriereweg führt über den Beruf des Immobilienkaufmannes oder ein verwandtes Studium. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, einen Lehrgang bei der IHK zu besuchen und dadurch zum Beispiel „geprüfter Immobilienfachwirt“ zu werden. Der Beruf des Hausverwalters ist aber nicht zulassungspflichtig und kann daher grundsätzlich von jedem ausgeübt werden. Das deutsche Gesetz erfordert keine Qualifikationen oder Voraussetzungen, die nachgewiesen werden müssten, um eine Hausverwaltung zu gründen.

Voraussetzungen

Seit 2018 sind Hausverwaltungen erlaubnispflichtig. Darüber hinaus wird im Dezember 2023 eine indirekte Pflicht zur Zertifizierung in Kraft treten. Was es damit genau auf sich hat, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

1. Gewerbeerlaubnis

Für die Gewerbeerlaubnis nach § 34 c Gewerbeordnung ist das örtliche Gewerbeamt zuständig. Die Erteilung der Erlaubnis ist nicht an einen Sachkundenachweis gekoppelt, wohl aber an folgende Voraussetzungen:

• Berufshaftpflichtversicherung (Deckungssumme mind. 500.000 Euro)
• Weiterbildung (20 Stunden in drei Jahren)
• Nachweis über die eigene Zuverlässigkeit (keine Vorstrafen, keine Steuerrückstände etc.) und geordnete Vermögensverhältnisse

2. Zertifizierungspflicht

Aufgrund der 2020 verabschiedeten Reform des Wohnungseigentumsgesetzes kann jeder Wohnungseigentümer verlangen, dass von der Wohnungseigentümergemeinschaft ein zertifizierter Verwalter bestellt wird. Nach einer Verschiebung wird die neue Regelung nun im Dezember 2023 in Kraft treten.

Die Bestellung eines Verwalters, der nicht zertifiziert ist, kann dann als „nicht ordnungsgemäße Verwaltung“ angefochten werden. De facto heißt das: Verwalter müssen zertifiziert sein! Die Zertifizierung erfolgt durch eine Prüfung der Industrie- und Handelskammer (IHK), in der Sie nachweisen, dass Sie über die für die Tätigkeit als Verwalter notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügen.

Eine Ausnahme gibt es für Personen, die bereits vor dem 01.12.2020 zum Verwalter einer Wohnungseigentümergemeinschaft bestellt waren: Diese gelten gegenüber den Wohnungseigentümern dieser Gemeinschaft noch für weitere dreieinhalb Jahre, also bis zum 1. Juni 2024, als zertifizierte Verwalter.

Eine weitere Ausnahme gilt für Gemeinschaften, die weniger als neun Sondereigentumsrechte umfassen. Diese Ausnahme gilt jedoch nicht, wenn ein Drittel oder mehr Wohnungseigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangt.

3. Weitere Voraussetzungen

Neben den oben genannten formalen Voraussetzungen gibt es noch einige weitere Voraussetzungen, die für eine erfolgreiche Tätigkeit als WEG-Verwalter wichtig sind:

• Entsprechende Qualifikation, in der Regel eine kaufmännische oder rechtliche Ausbildung. Es gibt jedoch keine spezifische gesetzliche Vorgabe für eine bestimmte Berufsausbildung.
• Fachkunde: Der WEG-Verwalter sollte über Kenntnisse im Wohnungseigentumsrecht, Mietrecht, Baurecht und Buchhaltung verfügen.
• Büro: Ohne einen PC oder Laptop, Telefon und Drucker geht es nicht. Darüber hinaus werden aber keine weiteren speziellen Geräte oder Materialien benötigt, um Hausverwalter zu werden.
• Sonstige Investitionen: In die Gründung einer GmbH sind mindestens 25.000 Euro Stammkapital einzubringen. Für die Eintragung fallen Notarkosten an, die Gebühren für die Anmeldung beim Gewerbeamt sind überschaubar. Für die Gestaltung von Briefpapier, Visitenkarten und Firmenschild sollte ein erstes Marketingbudget eingeplant werden. Hinzu kommen laufende Kosten wie Versicherungsbeiträge, Beiträge an die IHK, ggf. Sozialversicherung für Angestellte und nicht zuletzt auch die private Absicherung im Krankheitsfall und im Alter.

Wahl und Bestellung

Die Bestellung des WEG-Verwalters erfolgt durch die Wohnungseigentümergemeinschaft in einer Eigentümerversammlung. Dabei kann die Bestellung entweder durch Mehrheitsbeschluss oder durch eine qualifizierte Mehrheit (mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile) erfolgen.

Aufgaben

Die Aufgaben des Hausverwalters werden in einem Verwaltervertrag festgehalten. In der Regel gehören folgende Aufgaben dazu, die laut Gesetz nicht eingeschränkt werden dürfen:

• Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums: a. Planung, Vergabe und Kontrolle von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen am gemeinschaftlichen Eigentum. b. Abschluss und Kündigung von Verträgen, beispielsweise mit Handwerkern oder Dienstleistern. c. Verwaltung des Gemeinschaftsvermögens und der gemeinschaftlichen Gelder einschließlich des Zahlungsverkehrs und der jährlichen Erstellung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung.
• Organisation von Eigentümerversammlungen und weitere Kommunikationsprozesse: a. Einberufung und Leitung von Eigentümerversammlungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben. b. Erstellung von Versammlungsprotokollen. c. Rundschreiben, Aushänge und Informationen an die Mitglieder der WEG.
• Wahrnehmung der Rechte und Pflichten der Wohnungseigentümergemeinschaft: a. Vertretung der Gemeinschaft gegenüber Dritten, z.B. Behörden (Amt für Denkmalschutz usw.). b. Einziehung von Hausgeldern und Verwaltung von Rücklagen. c. Wahren der Verkehrssicherungspflicht (z.B. Brandschutzmaßnahmen) und Versicherungspflichten (z.B. Feuer- und Haftpflichtversicherung). d. Erfassen der Verbrauchswerte (Heizung, Strom, Wasser).
• Streitbeilegung und Konfliktmanagement: a. Bearbeitung von Beschwerden und Anliegen der Eigentümer. b. Beilegung von Streitigkeiten innerhalb der Gemeinschaft.
• Verwaltung von Sonder- und Gemeinschaftseigentum: a. Unterscheidung zwischen den verschiedenen Eigentumsarten und angemessene Zuordnung der Kosten. b. Erstellung von Heiz-, Betriebskosten- und Nebenkostenabrechnungen.

Rechte und Pflichten

Der WEG-Verwalter hat gesetzliche Rechte und Pflichten, die im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) festgelegt sind. Dazu gehören:

• Rechenschaftspflicht: Der Verwalter muss den Wohnungseigentümern über seine Verwaltungstätigkeiten Bericht erstatten.
• Treuepflicht: Der Verwalter ist verpflichtet, die Interessen der Wohnungseigentümergemeinschaft wahrzunehmen und in deren bestem Interesse zu handeln.
• Auskunftspflicht: Der Verwalter ist verpflichtet, den Wohnungseigentümern auf Verlangen Auskunft über die Verwaltung zu geben.
• Buchführungspflicht: Der Verwalter muss eine ordnungsgemäße Buchhaltung führen und Jahresabrechnungen erstellen.

Fachbegriffe rund um die WEG-Verwaltung (Auswahl)

• Hausgeld: Die regelmäßige Zahlung der Eigentümer zur Deckung der gemeinschaftlichen Kosten.
• Miteigentumsanteile: Die Anteile, die den einzelnen Wohnungseigentümern am gemeinschaftlichen Eigentum zustehen.
• Sondereigentum: Der Teil des Eigentums, der ausschließlich einem Wohnungseigentümer gehört (z. B. die Wohnungseinheit).
• Gemeinschaftseigentum: Der Teil des Eigentums, der allen Wohnungseigentümern gemeinschaftlich gehört (z. B. Treppenhaus, Dach).

Businessplan und Spezialisierung

Bei der WEG-Verwaltung gilt ein zweistelliger Eurobetrag pro Wohneinheit als angemessen. Wie hoch die Beträge im Einzelnen sind, hängt sehr von der Wettbewerbssituation an deinem Standort ab und auch von dem Renommee, das du dir erarbeitet hast.

Am besten erkundigen Sie sich bei großen Hausverwaltungen vor Ort, welche Preise sie für die Verwaltung von WEG-Immobilien aufrufen. So gewinnen Sie ein Gespür für den Markt und können Ihr Angebot entsprechend gestalten.

Ihre Vorteile als HAVEKON Systempartner

Als HAVEKON Systempartner können Sie sich auf Kundenbetreuung und Akquise, Objektentwicklung und Termine vor Ort konzentrieren, während das HAVEKON Servicecenter alle Standardprozesse übernimmt.